5 Einblicke zur Automatisierung Ihres Geschäfts mit Bitrix24 im Jahr 2021

5 Einblicke zur Automatisierung Ihres Geschäfts mit Bitrix24 im Jahr 2021

Automatisierung ist da. Bist du dafür bereit?

Ein paar Dinge, auf die wir uns einigen müssen, bevor wir mit dem Rest dieses Artikels fortfahren können:

  • Bei richtiger Einrichtung können Roboter und Algorithmen Routineaufgaben schneller, besser und präziser ausführen als jeder Mensch es jemals könnte
  • Nahezu jede wiederkehrende Aufgabe oder jeder wiederkehrende Prozess mit mehreren vordefinierten Phasen und vorhersehbaren Ergebnissen kann bis zu einem gewissen Grad automatisiert werden (bis zu 100%).
  • Wenn es einen manuellen Prozess gibt, der automatisiert werden kann, sollte er automatisiert werden

Wenn Sie den obigen Aussagen im Allgemeinen zustimmen, sind wir hier völlig auf der gleichen Seite. Es ist eine lustige Sache, wie Menschen bestimmte Aspekte der modernen Technologie voll und ganz annehmen, während sie die anderen zu ignorieren scheinen.

Wie bei der Automatisierung – jeder weiß, dass es da draußen ist, und dennoch gibt es so wenige Unternehmen, die tatsächlich Roboter und Algorithmen verwenden, um ihre Prozesse zu automatisieren. Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, ob die Automatisierung für Sie geeignet ist, warten Sie einfach, bis Sie am Ende dieses Artikels angelangt sind. Bis dahin wird sich Ihre Meinung völlig geändert haben.

Was ist Automatisierung?

Da „Automatisierung“ selbst ein Überbegriff ist, der je nach Kontext viele verschiedene Aspekte umfassen kann, konzentrieren wir uns hauptsächlich auf die Geschäftsautomatisierung , die auch als Business Process Automation (BPA) bezeichnet wird .

Aus Sicht eines Geschäftsinhabers ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen der Einsatz von Technologie zur Automatisierung wiederholbarer, alltäglicher Aufgaben. Das ultimative Ziel eines BPA ist es, die Arbeit schneller zu erledigen, indem Informationen durch benutzerdefinierte Regeln und Aktionen zur richtigen Zeit an die richtige Person weitergeleitet werden.

Warum sollten Sie Business Automation verwenden?

Es besteht kaum ein Grund, sich für eine Geschäftsautomatisierung einzusetzen. Es gibt jedoch bestimmte Vorteile, die Sie möglicherweise vorher nicht erkannt haben. Hier sind sie:

Optimiertere Prozesse

Was möglicherweise ein Durcheinander von Missverständnissen und unklaren Verantwortlichkeiten war, wird plötzlich zu einem gut rationalisierten Prozess. Dadurch verschwenden Sie weniger Zeit, konzentrieren sich mehr auf wichtige Aufgaben, die Ihrem Unternehmen einen echten Mehrwert verleihen, und verkürzen die Durchlaufzeiten.

Mehr Klarheit

Jeder BPA beginnt mit der Auswahl der Prozesse, die automatisiert werden können. In dieser Entwurfsphase können Sie einen Workflow aufteilen, wie Sie es sonst nie getan hätten, und vielleicht sogar einige hochwertige Einblicke erhalten.

Da es bei der Automatisierung um bestimmte, klar definierte Aufgaben, Phasen und verantwortliche Personen geht, kann die Zuordnung eines Prozesses Ihnen wirklich dabei helfen, die Schwachstellen und Engpässe zu identifizieren, die durch BPA effektiv behoben werden können.

Mehr Compliance

Die Hauptidee hinter der Automatisierung von Geschäftsprozessen besteht darin, dass jedes Detail eines bestimmten Prozesses aufgezeichnet wird. Dies kann einigen Unternehmen wirklich helfen, da die aufgezeichneten Daten verwendet werden können, um die Einhaltung bei verschiedenen Audits nachzuweisen.

Standardisierter Betrieb

Automatisierung ist gleichbedeutend mit Standardisierung. Sobald Sie einen bestimmten Prozess automatisiert haben, können Sie jedes Mal ein konsistentes, vorhersehbares Ergebnis erwarten. Dies ist sehr wichtig für den Kundenservice und den Papierkram.

Zufriedenere Kunden

Kundenservice ist der Bereich, der am meisten von der Automatisierung profitieren kann. Kunden erwarten in der Regel einen einheitlich guten, konsistenten, zuverlässigen und qualitativ hochwertigen Service, der nur mit beteiligten Menschen so schwer zu erreichen ist.

Zusammen mit Maschinen können Sie endlich alle Erwartungen Ihrer Kunden erfüllen (und vielleicht sogar übertreffen) und höhere Standards für Ihren Kundenservice setzen.

Automatisieren von Geschäftsprozessen mit Bitrix24

Als Online-Kollaborations- und Automatisierungsdienst für Unternehmen bietet Bitrix24 eine Reihe von Tools, mit denen Sie eine echte digitale Transformation durchführen können. Wir haben sogar ein separates Modul namens RPA (Robotic Process Automation), das standardmäßige, leicht anpassbare Automatisierungslösungen enthält, aber dazu später mehr.

Nicht jeder Prozess kann jedoch einfach automatisiert werden. Es gibt jedoch eine Reihe von Kriterien, anhand derer wir solche automatisierbaren Prozesse (ist das überhaupt ein Wort?) Erkennen können.

Hier sind die Schlüsselelemente, um einen Prozess zu identifizieren, der möglicherweise automatisiert werden kann:

  1. Es ist im gesamten Unternehmen konsistent
  2. Es ist wiederholbar
  3. Es ist fehlerfrei

Wenn Sie die oben genannten Kriterien auf Ihre täglichen Geschäftsprozesse anwenden, können Sie eine solide Liste potenziell automatisierbarer Prozesse erstellen.

Lassen Sie uns sehen, wie wir dies in unserem Produkt tun können. Hier sind fünf Erkenntnisse, mit denen Sie Geschäftsprozesse in Bitrix24 automatisieren können.

1. RPA (Robotic Process Automation)

Bitrix24 verfügt über ein ganzes Modul namens RPA und dreht sich alles um Automatisierung. Hier können Sie sowohl Standard- als auch benutzerdefinierte Workflows automatisieren.

Sie können beispielsweise einen Prozess wie Dokumentgenehmigung, Bestellanforderung, Spesenabrechnung usw. ausführen und diese nach dem Start automatisch ausführen lassen.

Für diese Prozesse ist nur ein sehr geringer Aufwand erforderlich, da sie größtenteils vorkonfiguriert sind. Sie müssen lediglich den Prozess auswählen, Phasen hinzufügen / entfernen, die Ihrem speziellen Fall entsprechen, und die Personen zuweisen, die für den Abschluss jeder Phase verantwortlich sind.

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Benutzerdefinierte Workflows erfordern etwas mehr Optimierung, da Sie die meiste Zeit einen neuen Prozess von Grund auf neu erstellen. Die gute Nachricht ist jedoch:

  • Das Ganze wird über einen leicht verständlichen visuellen Editor erledigt, der sehr intuitiv ist und es Ihnen ermöglicht, automatisierte Workflows in kürzester Zeit zu konfigurieren
  • Sie benötigen keine Programmierkenntnisse – alles ist meistens Drag & Drop oder Set-and-Forget

2. Wiederkehrende Aufgaben

Mit Bitrix24 können Sie in der Abteilung für Aufgabenautomatisierung so viel tun. Sie können einfach eine wiederkehrende Aufgabe bei Wiederholung festlegen, sodass diese Aufgabe automatisch erstellt und basierend auf Ihren voreingestellten Parametern wiederholt wird.

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Eine weitere gute Idee ist die Verwendung von Task-Automatisierungsregeln, mit denen Sie Ihren Workflow automatisieren und die Produktivität bei der Arbeit an großen Projekten steigern können. Es handelt sich im Wesentlichen um eine Reihe von Triggern und erforderlichen Aktionen in Aufgaben, für die Sie Bitrix24 festlegen können:

  • Benachrichtigungen automatisch senden
  • Verantwortliche automatisch wechseln
  • Termine automatisch ändern usw.

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Die Automatisierung von Aufgaben ist wirklich großartig, da sie Ihnen viel Zeit spart und die Arbeit aller ein wenig erleichtert.

3. Website-Widget

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Wenn Sie viele Anfragen von Kunden auf Ihrer Website bearbeiten müssen, werden Sie diese Funktion lieben. Das Bitrix24-Website-Widget bietet Ihren Kunden eine schnelle und einfache Möglichkeit, mit Ihrem Unternehmen in Kontakt zu treten: Wenn sie auf Ihrer Website surfen, können sie auf das Widget klicken und aus drei Optionen auswählen:

  • Plaudern
  • Web-Formular
  • Rückrufanfrage

Dies wird Ihnen helfen, alle Client-Anfragen über einen einzigen Kanal zu leiten, was bereits sehr praktisch ist – aber das ist es nicht. Es gibt noch einige weitere erwähnenswerte Optionen:

  • Arbeitszeiteinstellungen: Sie können festlegen, dass das Widget nur während Ihrer Arbeitszeit und / oder Tage angezeigt wird
  • Automatische Begrüßungsnachricht: Die Begrüßung von Personen ist immer nett – insbesondere, wenn sie Ihre potenziellen Kunden sind

4. CRM-Automatisierung

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Bitrix24 wäre nicht die erstklassige Business-Software, die es ohne fortschrittliche CRM-Automatisierung gibt. In dieser Abteilung können Sie viele Dinge automatisieren, darunter:

  • Senden von E-Mails und Textnachrichten an Ihre Kunden
  • Aufgaben und Ereignisse erstellen
  • Ändern der Informationen in der CRM-Karte und des Geschäftsstatus, um sie in die Pipeline zu verschieben

Meistens müssen Sie sich mit dem Konzept der Automatisierungsregeln befassen, das wirklich einfach ist. Eine Automatisierungsregel ist im Wesentlichen ein Algorithmus, mit dem eine bestimmte Aktion ausgeführt wird, sobald sie ausgelöst wurde oder eine bestimmte Bedingung erfüllt ist (z. B. eine Aufgabe für einen Mitarbeiter erstellen, sobald dem CRM ein Lead hinzugefügt wurde).

Sobald eine CRM-Entität in einen neuen Status wechselt, wird die für diesen Status angegebene Automatisierungsregel aktiviert. Automatisierungsregeln können die Aktivierungszeit und eine Aktion angeben: Aufgabe, Benachrichtigung, E-Mail, Anruf oder eine andere Aktion Ihrer Wahl.

5. Workflow-Automatisierung

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Ein Workflow in Bitrix24 ist ein formalisierter Standardprozess mit einem Anfang und einem Ende, vordefinierten Phasen und / oder Verantwortlichen. Es ist unnötig zu erwähnen, dass bestimmte Arten von Workflows gerade erst automatisiert werden – und genau das haben wir getan!

Dies sind die fünf Standard-Workflows, die Sie in Bitrix24 sofort automatisieren können:

  • Genehmigung hinterlassen
  • Geschäftsreise
  • Allgemeine Anfragen
  • Kaufanfrage
  • Spesenabrechnung

Sobald ein automatisierter Workflow gestartet wurde (z. B. einer Ihrer Mitarbeiter hat einen Antrag auf Urlaubsgenehmigung gestellt), durchläuft er automatisch alle vordefinierten Phasen, fordert Aktionen / Bestätigungen von allen beteiligten Personen an und benachrichtigt – sobald er abgeschlossen ist – die Person, die startete den Prozess.

Solche Prozesse sparen Ihnen und Ihrem Team natürlich viel Zeit und ermöglichen es Ihnen, sich auf etwas Menschlicheres zu konzentrieren, während Roboter ihre Arbeit erledigen.