So richten Sie HubSpot CRM in 5 Tagen ein?

Menschen nutzen das kostenlose HubSpot CRM aus verschiedenen Gründen, haben jedoch eines gemeinsam: Sie möchten, dass das Ding so schnell wie möglich eingerichtet und ausgeführt wird.

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Wenn Sie versucht haben, herauszufinden, wie Sie mit HubSpot CRM beginnen können, ist dieser Beitrag genau das Richtige für Sie. Wir werden die wichtigsten Schritte behandeln, damit Sie den Wert so schnell wie möglich erkennen können.

Hier ist ein empfohlener Kalender, um diese Aufgabe in fünf Tagen abzuschließen:

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Schritt 1 Schritte 2–3  Schritt 4  Schritte 5–6  Schritt 7


Schritt 1: E-Mail-Integration 

Wenn Sie nach einem schnellen Gewinn suchen, ist dies das Richtige. Das Verbinden des CRM mit Ihrer E-Mail ist einfach. Sobald es eingerichtet ist, werden alle von Ihnen gesendeten und empfangenen E-Mails automatisch in Ihrem CRM gespeichert.

Was es ist

Die E-Mail-Integration besteht aus zwei Teilen: der Posteingangsverbindung und der E-Mail-Erweiterung.

Durch das Verbinden Ihres Posteingangs mit dem CRM können Sie E-Mails aus einzelnen Kontaktdatensätzen senden und eine Vielzahl anderer Funktionen freischalten, einschließlich der automatischen Protokollierung von E-Mail-Antworten.

Mit der E-Mail-Erweiterung werden CRM-Funktionen in Ihren Google-, Outlook- oder Office 365-Posteingang integriert. Auf diese Weise können Sie Kontaktdatensätze nachschlagen, E-Mails protokollieren und andere Tools (wie E-Mail-Vorlagen und Besprechungslinks) verwenden, ohne Ihren Posteingang zu verlassen.

Warum es wichtig ist

Durch die E-Mail-Integration sparen Sie viel Zeit. Sie müssen sich nicht darum kümmern, die von Ihnen gesendeten und empfangenen E-Mails manuell aufzuzeichnen. Stattdessen werden alle Ihre E-Mail-Aktivitäten automatisch im CRM aufgezeichnet.

Wie es funktioniert

Wenn Sie Google oder Office 365 verwenden, können Sie Ihren Posteingang mithilfe Ihrer Kontoanmeldeinformationen verbinden. Wenn Sie einen anderen E-Mail-Anbieter verwenden, können Sie Ihren Posteingang über IMAP verbinden. In jedem Fall halten sich Ihr CRM und Ihr E-Mail-Posteingang nach dem Verbindungsaufbau gegenseitig über die E-Mails auf dem Laufenden, die Sie mit Ihren Kontakten senden und empfangen.

Dies ist ein guter erster Schritt zur Verwendung von HubSpot CRM. Ein CRM ohne Daten ist nur eine leere Box. Es ist unmöglich zu sagen, ob es Ihren Anforderungen entspricht, bis Sie es verwenden. Durch die E-Mail-Integration erhalten Sie Daten, ohne dass Sie zusätzliche Arbeit leisten müssen. Anschließend können Sie diese Daten mithilfe des CRM organisieren (was wir im nächsten Schritt tun werden).

Bei der E-Mail-Erweiterung gibt es einige Unterschiede zwischen den Tools:

  • Wenn Sie Google Mail verwenden, installieren Sie eine Chrome-Erweiterung, mit der die CRM-Tools bei jedem Zugriff über Chrome in Ihren Google Mail-Posteingang verschoben werden.
  • Wenn Sie eine Webversion von Outlook verwenden, können Sie die E-Mail-Erweiterung von Microsoft AppSource beziehen. Diese Version der Erweiterung wird direkt in Ihrem Konto installiert und ist unabhängig vom Browser verfügbar.
  • Wenn Sie eine Desktop-Version von Outlook verwenden, müssen Sie ein Outlook-Add-In installieren, das von unserer Website heruntergeladen werden kann.

Sobald Sie die E-Mail-Erweiterung installiert haben, können Sie E-Mails automatisch im CRM protokollieren. Sie können auch die von Ihnen gesendeten E-Mails verfolgen, sodass Sie wissen, ob Ihre Kontakte sie öffnen. Dies ist ein wichtiger Einblick in das Engagement Ihrer Kontakte.

 

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Schritt 2: Filter erstellen

Nachdem Sie Ihre E-Mail mit dem CRM verbunden haben, erhalten Sie für jede Person, an die Sie eine E-Mail senden, einen Kontaktdatensatz. Wenn Sie mehr und mehr Kontakte erhalten, benötigen Sie eine Möglichkeit, diese zu organisieren. Zeit zu lernen, zu filtern! 

Was es ist

HubSpot CRM filtert Datensätze in Echtzeit. Dies bedeutet, dass Sie Listen ähnlicher Kontakte basierend auf Informationen im CRM zusammenstellen können.

Warum es wichtig ist

Der vielleicht größte Vorteil eines CRM ist die Möglichkeit, Ihre Daten auf umsetzbare Weise zu organisieren. Mithilfe der Sofortfilterung in HubSpot CRM können Sie ermitteln, auf welche Kontakte Sie sich konzentrieren sollten, und sicherstellen, dass nichts durch die Risse fällt.

Wie es funktioniert

Jeder Datensatz in HubSpot CRM verfügt über eine Reihe von Eigenschaften, die kleine Informationen enthalten. Bei Kontakten sind dies beispielsweise Name, E-Mail-Adresse und Firma. Wenn Sie nur die E-Mail-Integration verwendet haben, sind viele dieser Eigenschaften leer. Sie können Ihre Kontakte jedoch schnell anhand der von Ihnen gesendeten und empfangenen E-Mails filtern. Beispielsweise:

  • Zuletzt geöffnete Verkaufs-E-Mail – In dieser Eigenschaft wird das Datum gespeichert, an dem ein Kontakt das letzte Mal eine nachverfolgte E-Mail von Ihnen geöffnet hat. Sie können Ihre Kontakte basierend auf dieser Eigenschaft filtern, um die Personen zu finden, die Sie in letzter Zeit nicht per E-Mail gesendet haben, und um zu sehen, was mit ihnen los ist.
  • Zuletzt beantwortete Verkaufs-E-Mail – In dieser Eigenschaft wird das Datum gespeichert, an dem ein Kontakt zuletzt auf eine Ihrer E-Mails geantwortet hat. Wenn es leer ist, wissen Sie, dass sie Ihnen nie geantwortet haben. Wenn Sie sich mehrmals an diese Person gewandt haben, ist es möglicherweise an der Zeit, einen neuen Ansprechpartner zu finden. Es gibt auch eine Anzahl von kontaktierten Objekten, die Ihnen anzeigt, wie oft Sie sich an jede Person gewandt haben. Zusammengenommen können Sie sehr strategisch festlegen, wo Sie Ihre Bemühungen konzentrieren.

Je mehr Daten Sie in HubSpot CRM eingeben, desto ausgefeilter können Sie Ihre Filter verwenden. Wenn Sie also Filter mögen, möchten Sie wahrscheinlich Ihre alten Datensätze importieren (was wir im nächsten Schritt tun werden). 

Schritt 3: Kontakte importieren

In den Schritten 1 und 2 konnten Sie Ihren Zeh in das Wasser von CRM tauchen und sehen, wie es war. Wenn Sie sich entschlossen haben, einen genaueren Blick darauf zu werfen, ist es Zeit, Ihre historischen Aufzeichnungen von Ihrem alten System in HubSpot zu verschieben.

Was es ist

Durch das Importieren können Sie die Informationen, die Sie über Ihre Kontakte haben, in HubSpot integrieren. Wenn Sie Informationen zu Personen haben, mit denen Sie arbeiten, können Sie diese als Kontakte importieren. Sie können auch Informationen zu Unternehmen und Verkäufen (Deals) importieren.

Warum es wichtig ist

Wie wir beim Filtern gesehen haben, ist der Wert des CRM durch die Menge der darin gespeicherten Daten begrenzt. Wenn Sie mehr Informationen in das CRM einfügen, können Sie diese präziser organisieren. Dies führt letztendlich zu einer besseren Fokussierung Ihrer Reichweite und zu besseren Ergebnissen Ihrer Bemühungen.

Wie es funktioniert

Sie können Kontakte aus einer Tabelle oder direkt aus Ihren Google Mail-Kontakten importieren. Wenn Sie eine Tabelle verwenden, müssen Sie für jede Eigenschaft, in die Sie Informationen importieren möchten, eine Spalte erstellen. Auf diese Weise können Sie so viele Informationen aus einem einzelnen Import eingeben, wie Sie möchten, anstatt einzelne Kontakte einzeln zu erstellen.

Schritt 4: Definieren Sie Ihre Deal-Phasen

Neben der Organisation Ihrer Kontakte müssen Sie auch Ihre Verkäufe organisieren. Während Sie die Mitarbeiter durch Ihren Verkaufsprozess führen, können Sie mithilfe von Angeboten den Fortschritt aller verfolgen. Deals sind jedoch am hilfreichsten, wenn Sie sie an Ihren Verkaufsprozess anpassen. Hier kommen die Deal-Phasen ins Spiel.

Was es ist

Die Geschäftsphasen in HubSpot CRM sollten die Schritte Ihres Verkaufsprozesses darstellen. Das CRM wird mit Standardphasen geliefert, aber Geschäfte als Ganzes sind viel hilfreicher, wenn Sie diese Schritte an Ihren Verkaufsprozess anpassen.

Warum es wichtig ist

Im Vertrieb müssen Sie mehrere Beziehungen gleichzeitig verwalten. Es kann schwierig sein, den Fortschritt der einzelnen Interessenten zu verfolgen. Sie können Deal-Phasen verwenden, um Ihren Verkaufsprozess visuell darzustellen, und dann können Sie einzelne Deals von einer Phase zur nächsten ziehen und ablegen. Auf diese Weise können Sie sehen, wo sich jeder potenzielle Verkauf befindet, und Straßensperren identifizieren.

Wie es funktioniert

Wenn Sie einer Person dabei helfen, Ihr Kunde zu werden, müssen Sie bestimmte Maßnahmen ergreifen, um sie zu unterstützen. Wenn Sie verstehen, was diese Aktionen sind und in welcher Reihenfolge sie ausgeführt werden müssen, können Sie für jede dieser Aktionen eine Deal-Phase erstellen. Erstellen Sie dann immer dann, wenn Sie an einem potenziellen Verkauf arbeiten, einen Deal und verschieben Sie ihn von einer Phase zur nächsten.

Wenn Sie Ihre Deal-Phasen erstellen, müssen Sie jedem einen Namen und eine Wahrscheinlichkeit geben. Die Wahrscheinlichkeit ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Geschäft in dieser Phase abgeschlossen wird. Diese Informationen werden verwendet, um die Geschäftsprognose in Ihrem Verkaufs-Dashboard zu berechnen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, können Sie sich diesen Prozentsatz möglicherweise leichter vorstellen, wie weit ein Geschäft in dieser Phase durch den Verkaufsprozess reicht. Wenn Ihre erste Phase “ Termin geplant“ ist, ist dies nicht sehr weit im Verkaufsprozess, sodass Sie es als 10% bezeichnen können. Aber weiter unten in der Pipeline befindet sich eine Phase wie Contract Sent möglicherweise direkt am Ziel, sodass Sie sie als 90% bezeichnen können. Dies ist eine gute Annäherung, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Sie können die Wahrscheinlichkeiten bei Bedarf später jederzeit anpassen.

Schritt 5: Erstellen Sie eine Lead-Anzeige

Nachdem Ihr CRM vollständig konfiguriert ist und Ihre vorhandenen Kontakte darin enthalten sind, ist es an der Zeit, neue Leads zu generieren!

Was es ist

Facebook-Lead-Anzeigen wurden speziell für kleine und mittlere Unternehmen erstellt, die an andere Unternehmen verkaufen. Die Anzeigen verfügen über einen starken CTA und verwenden Facebook-Daten, um Formulare automatisch auszufüllen. Sie können diese Leads sofort an HubSpot senden lassen.

Warum es wichtig ist

Jeden Monat greifen mehr als zwei Milliarden Menschen auf Facebook zu. Wer auch immer Ihr Zielmarkt ist, sie sind auf Facebook. Mit Lead-Anzeigen erhalten Sie Zugriff auf das umfangreiche Inventar von Facebook und das leistungsstarke AI-gestützte Targeting, sodass Sie die Personen ansprechen können, die am wahrscheinlichsten über Facebook-Desktop, mobile App und Instagram mit Ihnen in Kontakt treten.

Wie es funktioniert

Sie erstellen Ihre Anzeige und bestimmen Ihre Zielgruppe in HubSpot. Wenn Ihre Anzeige Leads anzieht, werden diese als Kontakte in Ihrem CRM hinzugefügt.

Schritt 6: Website-Integration

Facebook ist nicht die einzige Online-Präsenz Ihres Unternehmens. Sie können HubSpot CRM mit Ihrer Website verbinden, um Ihre Besucher zu erfassen.

Was es ist

HubSpot bietet einen JavaScript-Tracking-Code, der Ihrer Website hinzugefügt werden kann. Sobald dies installiert ist, können Sie Lead Flows erstellen. Hierbei handelt es sich um kleine Fenster, die auf bestimmten Seiten angezeigt werden, um Informationen von Ihren Kontakten zu sammeln und Inhalte an diese zu liefern.

Warum es wichtig ist

Ihre Website ist oft der erste Eindruck, den eine Person von Ihrem Unternehmen hat. Wenn sie sich intensiver mit Ihnen beschäftigen möchten, müssen Sie ihnen eine Möglichkeit bieten, dies zu tun. Wenn diese Informationen jedoch in einem separaten System und nicht in Ihrem CRM erfasst werden, werden sie möglicherweise nie angezeigt. Die Erfassung aller Kundeninformationen an einem einzigen Ort ist ein wesentlicher Vorteil von HubSpot CRM.

Wie es funktioniert

Sobald Sie den Tracking-Code auf Ihrer Website installiert haben, können Sie Lead-Flows in HubSpot CRM erstellen, die automatisch bestimmten Seiten Ihrer Website hinzugefügt werden. Jedes Mal, wenn ein Besucher seine Informationen übermittelt, werden diese direkt neben all Ihren anderen Kontakten direkt in Ihr CRM übertragen.

Schritt 7: Laden Sie Ihr Team ein

Nachdem Sie Ihr CRM vollständig eingerichtet haben, ist es Zeit, Ihre Teamkollegen zur Party einzuladen!

Was es ist

Durch das Einladen von Teammitgliedern erhalten sie Zugriff auf die Informationen in Ihrem CRM. Sie können auch ihre Zugriffsebene steuern, sie auf bestimmte Teile des CRM beschränken und steuern, ob sie die Informationen dort bearbeiten oder nur anzeigen können.

Warum es wichtig ist

Die vielleicht wichtigste Aufgabe, die ein CRM erfüllen kann, ist die gemeinsame Sichtbarkeit im gesamten Team. Ihre Marketing-, Vertriebs- und Kundendienstteams sollten über ein einziges Aufzeichnungssystem für Kundeninformationen verfügen. HubSpot CRM erledigt diese Aufgabe gut, aber nur, wenn die erforderlichen Mitarbeiter Zugriff darauf haben. Indem Sie Ihr Team einladen, sich Ihnen im CRM anzuschließen, machen Sie den ersten Schritt zur Vereinheitlichung Ihres Unternehmens im Dienste Ihrer Kunden.

Wie es funktioniert

Sie können HubSpot CRM beliebig viele Benutzer hinzufügen und die Zugriffsebene steuern, über die sie verfügen. Sobald Sie dies tun, erhalten sie eine E-Mail mit Anweisungen zum Anmelden.

Wenn Sie Vertriebsmitarbeiter zum CRM einladen, müssen Sie sicherstellen, dass sie die HubSpot Sales Software-Zertifizierung erhalten . Es ist ein schneller, zweistündiger Kurs, der alles abdeckt, was sie wissen müssen, um HubSpot für ihre tägliche Arbeit zu nutzen.